Bisnes dah ada staf. Jualan pun dah masuk ratus ribu.

Tapi owner masih kena jawab WhatsApp pelanggan, tengok stok, semak duit masuk, luluskan pembelian dan selesaikan masalah staf.

Kalau dia bercuti tiga hari, semua mula kelam-kabut.

Jadi sebenarnya dia ada syarikat, atau dia cuma cipta satu pekerjaan yang sangat sibuk untuk dirinya sendiri?

SME selalu tersekat di tempat yang sama

Pada peringkat awal, cara ini memang menjadi.

Owner buat hampir semuanya.

Dia cari pelanggan. Dia beli barang. Dia tengok akaun. Dia urus pekerja. Kalau ada masalah, semua orang cari dia.

Malah sifat inilah yang selalunya membuatkan bisnes itu berjaya pada awalnya.

Owner pantas. Dia tahu produk. Dia kenal pelanggan. Dia sanggup kerja sampai malam.

Masalah muncul apabila bisnes mula membesar.

Cara kerja yang bagus untuk syarikat dengan tiga orang pekerja belum tentu sesuai apabila sudah ada 20 orang.

Tetapi ramai owner masih mengurus dengan cara lama.

Akhirnya syarikat membesar, tetapi sistemnya tidak.

Owner menjadi pusat segala keputusan

Bayangkan sebuah restoran yang baru bermula.

Pada awalnya pemilik sendiri beli bahan mentah, jaga rasa makanan dan kira duit setiap malam.

Tak ada masalah.

Kemudian dia buka lima cawangan.

Kalau setiap pembelian masih perlukan persetujuan dia, setiap masalah staf kena telefon dia dan setiap keputusan harga kena tunggu dia, lima cawangan itu sebenarnya masih bergantung kepada seorang manusia.

Ini antara dilema besar SME.

Owner mahu syarikat berkembang, tetapi dalam masa sama sukar melepaskan kawalan.

Bukan sebab dia tamak kuasa.

Selalunya kerana dia takut orang lain tak buat sebaik dirinya.

Malangnya, kalau semua benda hanya dia boleh buat, bisnes itu memang susah hendak pergi jauh.

Jualan besar belum tentu bisnes sihat

Satu lagi perangkap ialah terlalu fokus pada jualan.

Nampak RM1 juta jualan, terus rasa syarikat sedang berkembang.

Belum tentu.

Berapa duit yang tinggal?

Berapa banyak stok tersadai?

Berapa banyak pelanggan berhutang?

Berapa kos untuk mendapatkan jualan tadi?

Kalau jualan naik 30 peratus tetapi kos naik 50 peratus, owner sebenarnya sedang bekerja lebih kuat untuk keuntungan yang lebih kecil.

Sebab itu kewangan bisnes tak boleh berhenti setakat tengok baki dalam bank.

Owner perlu tahu dari mana duit datang dan ke mana duit pergi.

Kadang-kadang syarikat yang nampak sangat sibuk sebenarnya sedang perlahan-lahan kehabisan tunai.

Masalah manusia sebenarnya masalah sistem

Bila pekerja buat silap, mudah untuk kita kata pekerja tak bagus.

Tetapi cuba tanya satu soalan.

Adakah kerja itu memang jelas?

Kalau staf baru masuk esok, adakah dia tahu apa yang perlu dibuat tanpa perlu duduk sebelah owner selama tiga bulan?

Kalau jawapannya tidak, mungkin masalahnya bukan semata-mata pekerja.

Mungkin ilmu penting masih tersimpan dalam kepala owner.

Cara layan pelanggan ada dalam kepala dia.

Cara pilih supplier ada dalam kepala dia.

Cara tentukan harga pun ada dalam kepala dia.

Selagi semuanya bergantung pada pengalaman seseorang, syarikat susah hendak berkembang dengan stabil.

Bezakan berniaga dengan membina syarikat

Ini perubahan yang ramai usahawan lambat sedar.

Menjual produk dan membina organisasi ialah dua kerja berbeza.

Pada awal bisnes, tugas owner ialah membuat.

Bila syarikat semakin besar, tugasnya berubah kepada membina.

Bina pasukan.

Bina proses.

Bina sistem kewangan.

Bina cara membuat keputusan.

Bina orang yang boleh mengambil sebahagian tanggungjawab yang dahulu hanya owner pegang.

Kalau tidak, setiap kali jualan bertambah, beban owner pun bertambah.

Sepatutnya syarikat yang makin matang membuatkan kerja lebih tersusun, bukan hidup owner semakin huru-hara.

Jangan tunggu besar baru nak kemas

Ramai pula fikir sistem, tadbir urus dan struktur organisasi hanya untuk syarikat besar.

Sebenarnya lebih mudah membinanya ketika syarikat masih kecil.

Tak perlu terus buat SOP setebal buku.

Mulakan dengan benda asas.

Siapa bertanggungjawab buat keputusan tertentu?

Berapa had belanja yang staf boleh luluskan?

Macam mana wang masuk dan keluar direkod?

Apa nombor penting yang owner perlu tengok setiap minggu?

Apa akan berlaku kalau seorang staf utama berhenti esok?

Soalan-soalan kecil ini nampak remeh.

Tetapi jawapan kepada soalan inilah yang membezakan bisnes yang sekadar hidup dengan bisnes yang boleh berkembang.

Matlamatnya bukan buang owner

Ada orang salah faham.

Membina sistem bukan bermaksud owner duduk rumah dan tidak buat apa-apa.

Peranan owner tetap penting.

Cuma tenaga dia patut digunakan pada perkara yang lebih besar.

Ke mana syarikat hendak pergi?

Produk apa patut dibina?

Pasaran mana patut dimasuki?

Siapa yang patut berada dalam pasukan?

Apa risiko besar yang sedang datang?

Kalau 80 peratus masa owner masih digunakan untuk menyelesaikan masalah operasi harian, sukar untuk dia fikir tentang semua ini.

Dan di situlah SME mudah tersekat.

Bisnes yang baik bukan sekadar boleh menjual

Ramai orang boleh membina bisnes yang mampu menghasilkan jualan.

Cabaran sebenar ialah membina organisasi yang mampu terus menjual, melayan pelanggan dan membuat keputusan tanpa semuanya bergantung kepada seorang manusia.

Mungkin soalan paling berguna untuk owner bukan lagi:

“Macam mana aku nak tambah jualan?”

Tetapi:

“Kalau aku tak masuk pejabat sebulan, apa yang akan rosak?”

Jawapan kepada soalan itu akan menunjukkan bahagian sebenar bisnes yang masih belum siap.